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Newsletter-Tool

Newsletter-Tool

Willkommen zur Kurzeinführung des Newsletter-Tools des Uniklinikums Tübingen.

In dieser Anleitung werden wir Sie Stritt für Schritt in die Benutzung des Tools einführen und die wichtigsten Funktionen vorstellen. 

Schritt 1:

Im ersten Schritt der Benutzung des Profiltools des Uniklinikums Tübingen folgen Sie zunächst der Anweisung in der E-Mail. Diese fordert Sie auf, zunächst ein Passwort für Ihr neues Benutzerkonto festzulegen.


Schritt 2:

Nachdem ein Passwort festgelegt wurde, können Sie sich über die Seite https://newsletter.medizin.uni-tuebingen.de/ anmelden. 

Anschließend finden Sie in der Menübar am oberen Bildschirmrand drei Optionen:


  • Abonnenten: Verwalten & manuelles Hinzufügen von Newsletter-Abonnenten
  • Verteiler: Übersicht über Ihre Verteiler
  • Mailings: Anzeigen erstellter Mailings (Newsletter-Ausgaben) sowie Erstellung & Versand dieser


Schritt 3:

Zunächst sollte ein Verteiler unter ("Verteiler") erstellt werden. Besitzt Ihre Einrichtung bereits einen bestehenden Verteiler, kann dieser von uns gerne für Sie importiert werden. Für den Import werden alle Abonnenten in Form einer Excel-Datei benötigt. Abonnenten, welche bereits dem Empfang des Newsletters zugestimmt haben, müssen diesen nach dem Import nicht erneut bestätigen bzw. können diese direkt auf bestätigt gesetzt werden.

Abonnenten melden sich über eine Double-Opt-In Anmeldung zu Ihrem Verteiler an. Dabei bestätigt der Nutzer seine Newsletter-Anmeldung zuerst durch Initial-Anmeldung auf der Webseite und anschließend in einer folgenden Bestätigungsmail. Der Abmeldeprozess ist nutzerfreundlich durch Direktlink im Newsletter möglich.


Im Newsletter-Tool werden Abonnenten werden über den Menüpunkt "Abonnenten" verwaltet. Hierbei gibt es mehrere Features:

  • Über das Dropdown-Menü lassen sich die angezeigten Abonnenten nach zugehörigen Verteiler filtern


  • Abonnenten lassen sich neben dem eigenmächtigen Anmelden über die Webseite des Klinikums auch manuell über "Neuer Abonnent" hinzufügen
    • Abonnenten müssen das Abonnement des Newsletters über eine Bestätigungsmail bestätigen (beim eigenmächtigen, als auch manuellen hinzufügen)
    • Ein Newsletter wird nur an ein Abonnenten gesendet, sofern Opt-In = true (→ der Abonnent hat seine Anmeldung per Mail bestätigt)
    • Wichtig: Eine Bestätigungsmail wird beim manuellen Hinzufügen von Abonnenten nicht automatisch versendet. Dies lässt sich mit Klick auf "Opt-In E-Mail senden" durchführen

Unter dem Menüpunkt "Mailings" lassen sich Newsletter erstellen & verwalten, welche an einen ausgewählten Verteiler gesendet werden sollen.

Die Übersicht aller Newsletter bietet folgende Optionen für jeden individuellen Eintrag:

  • Einstellungen: Name & Verteiler festlegen
  • Editor: Interaktiven Editor zur Newsletter-Erstellung aufrufen (siehe Part 4 des Tutorials)
  • Versand starten: Dieser Punkt ist nur sichtbar (A), sofern eine Initial Version des Newsletter-Inhaltes über den Editor gespeichert wurde (!)


Beim Erstellen von Mailings unter "Neues Mailing" werden diese basierend auf einer existierenden Vorlage erstellt. Besitzt Ihre Einrichtung noch keine Vorlage, so stellen wir dafür eine Muster-Vorlage mit dem Namen "Allgemeine UKT-Vorlage" bereit. Das Erstellen von Vorlagen wird genauer in Teil 4 der Hilfsbeiträge erklärt. Wichtig: Unter "Verteiler" Ihr jeweiliger Verteiler auszuwählen, an welchen der Newsletter versendet werden soll:

Im Menüpunkt "Mailings" lässt sich der interaktive Editor für Newsletter unter dem Punkt "Editor" eines Mailings aufrufen.


Der Editor erlaubt, Inhalte dynamisch mit der Maus einzufügen & anzupassen. 

  • Das Menü "INHALT" enthält mögliche Inhalts-Blöcke
  • Mit den Blöcken unter "ZEILE" lassen sich einzelne Blöcke in mehrere Untereinheiten unterteilen (siehe Logos an der oberen Seite des Newsletters → 50:50 Aufteilung). Zeilen erlauben, dass Inhaltsblöcke horizontal nebeneinander angeordnet werden können. 
  • "ALLGEMEIN" beinhaltet Einstellungen welche das komplette Dokument betreffen

Wird ein bestehender Inhalts-Block mit der Maus ausgewählt, erscheinen auf der rechten Seite relevante, Inhalts-Block spezifische, Einstellungen.


Unter dem Punkt "Aktionen" im oberen Menü lässt sich:

  • Eine Webbasierte Vorschau des Newsletters anzeigen
  • Eine Test-Mail an eine eingegebene Mail-Adresse senden
  • Das aktuelle Newsletter-Design als Vorlage, zur späteren Verwendung in weiteren Newslettern, speichern


Weitere Punkte:

  • Der Abmeldelink am Fuße des Newsletters wird automatisch generiert und darf nicht bearbeitet werden
  • Bitte passen Sie bei Bedarf die Social-Media Icon-Verlinkungen des Newsletters an, falls Sie eigene Social-Media Seiten betreiben
  • Soll Ihr Newsletter im Header eine Verlinkung wie z.B. "Sollte Ihr Newsletter nicht korrekt angezeigt werden, klicken Sie bitte hier: LINK" besitzen, so ist als Link das Newsletter-Archiv Ihrer Einrichtung zu verwenden. Die Erstellung dieses finden Sie im nächsten Teil der Anleitung